Dewasa ini, jasa event organizer merupakan jasa yang banyak menjadi incaran banyak masyarakat demi terselenggarannya sebuah acara dengan baik. Dengan demikian, tak heran bahwa bisnis event organizer digolongkan sebagai salah satu bisnis yang cukup berpotensi dan memiliki prospek yang bagus di masa depan. Adapun yang dimaksud dengan event organizer sendiri ialah mereka yang menyediakan layanan jasa untuk menyelenggarakan sebuah acara. Seiring dengan perubahan waktu, banyak orang yang mengenal event organizer dengan sebutan EO. Tugas EO ialah membantu para kliennya membersiapkan segala hal yang menunjang kesuksesan sebuah acara mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pengevaluasian.
www.pexels.com
Meskipun tak membutuhkan dana yang banyak untuk mendirikan bisnis EO, namun pendirian bisnis jenis ini memiliki tantangan tersendiri apabila ditinjau dari segi lainnya. dalam hal ini perlu diketahui bahwa seorang EO dituntut untuk memiliki banyak pengalaman terkait penyelenggaraan sebuah acara. Hal yang tak kalah penting ialah seputar jenis-jenis event organizer dan cara menyelenggarakannya. Oleh karena itu, simaklah beberapa jenis EO yang akan diulas di bawah ini.
Jenis-Jenis Event Organizer Sesuai dengan Spesialisasinya
- EO Pernikahan
Even Organizer yang bertugas menangani acara pernikahan lebih dikenal banyak orang dengan istilah Wedding Organzer. Tugas seorang EO dalam acara pesta pernikahan ialah mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan pada pernikahan sesuai dengan keinginan pihak terkait. Seperti yang telah diketahui bahwa pernikahan merupakan momen sakral yang umumnya dilakukan sekali dalam seumur hidup. Maka dari itu, tak heran apabila banyak orang yang mendambakan sebuah pernikahan yang sebaik mungkin.
Sebagai seorang EO, Anda harus mengurus segla keperluan mulai dari gedung yang akan digunakan, dekorasi panggung pelaminan, pengisi acara, hidangan, baju pengantin, sound sistem, sampai susunan acara. Perhatikan setiap keinginan dari kedua mempelai yang hendak melaksanakan pernikahannya. Jangan sampai Anda membuat klien kecewa karena layanan yang kurang berkualitas. Buatlah suguhan acara yang semenarik mungkin.
- EO MICE
Tahukan Anda apakah kepanjangan dari MICE?? Jika Anda merupakan seorang EO yang sudah berpengalaman tentu saja Anda mengetahui apa itu MICE. Tetapi, bagi Anda yang bukan merupakan seorang EO, mungkin Anda sedikit asing dengan istilah tersebut. MICE sendiri merupakan singkatan dari Meeting Incentive Convention Exhibitation. EO MICE biasanya menaungi kegiatan-kegiatan seperti rapat perusahaan, Lokakarya (workshop), Training, Pameran, dan Seminar. Untuk lebih mengetahui secara lebih jelas, maka simaklah penjelasan mengenai spesialisasi MICE berikut ini.
Rapat Perusahaan. Kegiatan yang satu ini merupakan kegiatan pertemuan yang dilakukan oleh beberapa perusahaan untuk mengadakan diskusi terkait kerjasama antar perusahaan. Bisa dikatakan peran seorang EO disini sangat menentukan keberhasilan acara. Seorang EO harus bisa memberikan kesan yang mendalam pada partner kerja perusahaan melalui layanan yang diberikan. EO harus bisa mempersiapkan segala kebutuhan saat rapat termasuk ruangan, kursi, meja, proyektor, hingga konsumsi yang akan disuguhkan.
Lokakarya (worshop). Sebagai seorang EO, sudah sepatutnya Anda mengetahui jenis-jenis event yang umumnya membutuhkan jasa EO Anda. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan lokakarya ialah sebuah kegiatan yang dilakuakan oleh sekelompok orang yang melakukan perkumpulan dalam sebuah tempat tertentu. Tujuan mereka melakukan perkumpulan tersebut ialah untuk mencari solusi daripada sebuah masalah. Peserta lokakarya umumnya berasal dari seorang ahli ilmiah seperti guru, dosen, dan professor. Tugas seorang EO dalam kegiatan ini ialah memilihkan tempat yang cocok untuk berdiskusi. Sebaiknya tempat yang dipilih terletak jauh dari keramaian dan bersifat tenang. Hal ini ditujukan agar para peserta bisa fokus mencari soluli terkait masalah yang dihadapinya. Selain menentukan tempat, seorang EO juga memiliki tugas untuk menangani masalah konsumsi dan segala fasilitas lainnya.
www.pexels.com
Training. Training merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memberikan arahan seputar pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh karyawannya yang baru direkrut. Tujuan training ialah untuk menjaring karyawan mana yang patut dipertahankan sebagai karyawan tetap dan yang tidak dipertahankan karena alasan tertentu. Dengan kata lain, training merupakan ajang pelatihan bagi karyawan yang baru direkrut oleh perusahaan. Seperti yang telah diketahui bahwa aktifitas perusahaan sangatlah padat. Tak heran jika banyak perusahaan yang mempercayakan jasa EO untuk membantu divisi sumber daya manusia (SDM) dalam menentukan kandidat karyawan yang tepat. Tugas EO disini ialah mencarikan tim peniali karyawan yang ahli dalam bidangnya serta keperluan-keperluan terkait training karyawan.
Pameran. Wujud dari kegiatan yang satu ini bisa berupa pemeran dagang, pameran pendidikan, atau pameran produk perusahaan. Tentu saja untuk mengelola jenis-jenis pameran tersebut diperlukan penangnan yang berbeda. Tugas seorang EO disini adalah mendekorasi dan menyiapkan stand-stand yang umumnya ada pada saat pameran. Di samping itu, seorang EO dalam menyelenggarakan pameran memiliki tugas untuk memikirkan konsep acara, menghubungi pihak-pihak terkait, dan masih banyak lagi.
www.pexels.com
Seminar. Perlu diketahui bahwa seminar berbeda dengan workshop. Jika kebanyakan peserta workshop berasal dari ahli ilmia, maka tidak dengan seminar. Umumnya seminar dilakukan oleh lembaga-lembaga komersial. Meskipun ada beberapa lembaga yang tidak bertujuan untuk komersial, namun peserta seminar biasanya berasal dari kalangan umum. Seminar ditujukan untuk memberikan pengajaran dan motivasi bagi para peserta, yang mana para peserta tersebut memberikan imbalan berupa pembayaran tiket masuk. Sejalan dengan hal ini, para peserta akan mendapatkan berbagai fasilitas seperti sertifikat, stiker, alat tulis, buku, hingga konsumsi yang diberikan setelah presensi dalam sebuah tas seminar. Tugas seorang EO ialah mempersiapkan pengisi acara, mencari peserta, mencari sponsor, dan mempersiapkan segala hal lain yang dibutuhkan.
- EO Pesta Ulang Tahun
Ulang tahun merupakan sebuah hari berharga yang dilalui setahun sekali. Namun, pesta ulang tahun tidak diselenggarakan setiap tahun. Biasanya hanya sekali atau dua kali saja seumur hidup. Maka dari itu, tugas seorang EO pesta ulang tahun yaitu membuat pesta semeriah mungkin. Tim EO harus mempersiapkan segala hal terkait pesta mulai dari undangan, dekorasi tempat duduk, hiburan, hidangan, dan lail sebagainya. Buatlah klien Anda mendapatkan kebahagiaan dan pada akhirnya merekomendasikan bisnis EO Anda kepada orang lain.
- EO Brand Activation
Masih banyak jenis-jenis event yang lainnya. diantaranya adalah perkenalan produk baru oleh perusahaan. Perusahaan yang tidak memiliki divisi bagian pemasaran biasanya akan menggunkan jasa EO atau yang disebut sebagai perusahaan Agensi untuk mempromosikan produk barunya kepada masyarakat. Tim EO harus bisa menarik perhatian masyarakat agar mereka tertarik dengan produk yang ditawarkan. Semakin banyak omzet perusahaan, maka semakin besar pula komisi yang akan dibayarkan kedapa EO. EO Brand Activation haruslah pandai berinteraksi dengan masyarakat dan memiliki sifat yang ramah.
- EO Musik dan Hiburan
Jasa Event Organizer yang satu ini biasanya akan dibutuhkan oleh seorang musisi, penyanyi, band, dan pihak lainnya. Pihak-pihak tersebut memerlukan jasa EO untuk membantu kelancaran acara yang akan mereka selenggarakan. Adapun tugas seorang EO disini ialah menggelar konser, melakukan peluncuran album baru, dan kegiatan lain sebutar musik dan hiburan.
www.pexels.com
Selain beberapa jenis event organizer yang telah disebutkan diatas, masih banyak lagi jenis EO seperti EO Tour dan Travel, EO pertemuan keluarga, dan EO reuni akbar. Selain perlu mengetahui jenis-jenis event organizer, seseorang yang hendak membuat bisnis penyelenggraaan acara harus mengetahui cara menyelenggarakan EO dengan sebaik mungkin.
Tips Menyelenggarakan Jenis-Jenis Event dengan Sukses
Suksesnya sebuah acara merupakan faktor penting yang dapat menarik hati masyarakat dalam menggunakan jasa EO Anda. Maka dari itu, Anda perlu memiliki trik-trik jitu untuk menyelenggarakan sebuah acara agar senantiasa berhasil. Berikut merupakan tips yang dapat Anda terapkan ketika menyelenggarakan sebuah acara.
www.pexels.com
- Menanyakan dan Memahami dengan Seksama Mengenai Model Acara yang Diinginkan Klien.
Langkah pertama yang harus Anda lakukan untuk menyelenggarakan sebuah acara ialah bertanya mengenai model acara seperti apa yang diinginkan oleh klien Anda. Perhatikan secara seksama apa saja yang mereka inginkan!! Jangan sampai satu hal pun terlewat dari perhatian Anda, karena hal tersebut bisa saja membuat klien kecewa.
- Menyusun Tema dan Konsep Acara Sesuai dengan Keinginan Klien
Setelah bertanya kepada klien mengenai model acara. Maka langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan ialah memikirkan tema dan konsep berdasarkan keinginan klien Anda. Dalam hal ini, Anda harus bisa menyesuaikan dengan jenis-jenis event yang Anda tangani. Jika event yang Anda tangani ini adalah pesta ulang tahun, maka Anda bebas berkreasi sekreatif mungkin. Namun, jika acara yang Anda tangani bersifat formal, maka tidak mungkin kan jika konsep acara tersebut bertemakan Halloween?? Maka dari itu, tentukan konsep yang masuk pada jenis event tersebut.
- Membagi Job Description Pada Setiap Anggota EO
Jika Anda merupakan pebisnis EO, pastinya Anda sudah memiliki panitia tetap yang memiliki tugas tertentu. Namun, bagi Anda yang belum berpengalaman dalam membuat acara, maka bentuklah susunan kepanitiaan terlebih dahulu, baru kemudian bagilah pekerjaan pada masing-masing divisi. Membagi Job Description atau tugas merupakan hal yang sangat menentukan keberhasilan acara. Dalam hal ini, kerjasama setiap divisi sangatlah berpengaruh. Maka dari itu, tim harus saling berkoordinasi antara satu dengan lainnya.
www.pexels.com
- Membuat Rencana Cadangan
Pembuatan rencana cadangan sangat penting dilakukan apabila terjadi hal yang tidak diinginkan pada rencana utama. Sebagai contohnya, saat hujan turun pada acara yang sifatnya outdoor, maka Anda harus memiliki langkah alternatif untuk mengatasinya.
- Selalu Memantau Jalannya Acara Secara Intensif
Selalu lihatlah jadwal acara yang sudah disusun. Jangan sampai acara terlalu molor hanya karena kecerobohan dari seorang panitia saja. Selalu lakukan koordinasi antara setiap divisi secara kondusif. Biasanya divisi yang bertanggung jawan mengenai jalannya acara ialah divisi Acara.
- Mengadakan Evaluasi Pasca Acara
Evaluasi ditujukan untuk menilai jalannya acara yang telah selesai. Pada bagian ini biasanya setiap divisi akan menyampaikan kendalan-kendala yang terjadi baik sebelum maupun selama acara. Setelah didapat beberapa kendala atau masalah, maka carilah solusi untuk menangani maslah tersebut apabila di lain waktu, masalah tersebut terulang kembali.
Itulah beberapa tips dalam menyelenggarakan acara. Semoga tips yang kami berikan ini bermanfaat bagi kegiatan Anda!!
